當(dāng)前,，眾多企事業(yè)單位愈發(fā)重視自身各方面的數(shù)字化建設(shè),，使其面對復(fù)雜競爭環(huán)境下,，保持高質(zhì)量發(fā)展和持續(xù)競爭力,，而檔案作為企業(yè)單位重要的信息資源,，如何做到科學(xué)規(guī)范地管理,？如何整合并充分利用種類繁多的檔案？將是企事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中必須解決的難題,；同時,，隨著近年來《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》、《電子會計檔案管理規(guī)范》,、《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等政策的相繼發(fā)布,，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為各企事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要方向和目標(biāo)。
檔案管理痛點
現(xiàn)如今,，數(shù)字檔案管理已成為檔案管理的一種重要方式,，傳統(tǒng)檔案管理模式已很難適應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展需求；為釋放檔案資源價值,，升級數(shù)字化檔案管理,，實現(xiàn)新時期檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，亟需解決以下痛點： 01 紙質(zhì)檔案打印量大,、存儲成本高,； 02 紙質(zhì)檔案安全性較差，容易損壞,、丟失,、泄密，不便于長期保存,； 03 檔案門類多,，管理分散，部門間難以建立高效的共享協(xié)作方式,； 04 檔案歸檔,、鑒定、銷毀,、檢索,、借閱等效率低，不符合當(dāng)下快速發(fā)展的信息化管理訴求,； 05 檔案共享性差,、利用性差，容易造成信息孤島,； 06 檔案調(diào)閱,、日常管理記錄不完整或不規(guī)范，難追溯,； 07 上級單位對下級單位的監(jiān)管乏力,； 08 檔案數(shù)據(jù)缺乏定級和脫敏等安全管控,，敏感數(shù)據(jù)外泄風(fēng)險大 ,。
方案簡介
對于以上痛點,，連用科技推出基于連用文件云構(gòu)建的CAM檔案中心解決方案，用于收集分散于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與案卷相關(guān)的電子文件內(nèi)容和元數(shù)據(jù),，通過權(quán)限控制等手段“宣布”對應(yīng)歸檔電子文件內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的“占有”,，避免其在正式歸檔前被修改或刪除，保證應(yīng)歸檔電子文件的真實性,、完整性,、可用性、安全性,；支持錄入檔案管理人員本地電腦的電子文件 ，并可對案卷,、卷內(nèi)文件和件內(nèi)文件進行整理編排以及相關(guān)元數(shù)據(jù)整理補充的工作,，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)收集、整理歸檔,、移交入庫、檔案數(shù)據(jù)管理,、檔案檢索、專題編研,、查檔登記、鑒定與銷毀管理,、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能,，符合國家相關(guān)法律法規(guī)要求。幫助客戶搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),，實現(xiàn)檔案資源整合,、發(fā)揮檔案資源價值，助力企業(yè)數(shù)字化升級,。
CAM檔案中心目標(biāo) 01 純紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)型 02 建立電子檔案數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)倉庫 03 解決電子檔案損壞、遺失,、泄密、防篡改 04 提高電子檔案管理的利用性和安全性 05 成為企業(yè)檔案管控的重要工具 CAM檔案中心架構(gòu)圖
方案特點
01 電子檔案全生命周期管理 實現(xiàn)檔案接收,、檔案管理,、檔案利用全過程管理，釋放檔案價值,，提升業(yè)務(wù)效率,。 02 “四性檢測”方案 對電子檔案的真實性,、完整性、可用性和安全性進行檢測,，保證電子檔案的四性在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用,。 03 空間節(jié)約可視化 對檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量、類型,、空間使用情況、風(fēng)險監(jiān)測等進行可視化展示,。 04 多格式在線預(yù)覽 用戶無需關(guān)注文檔存儲,、轉(zhuǎn)碼,、在線瀏覽等技術(shù)細(xì)節(jié)的情況下,，快速搭建安全可靠,、高可定制的文檔處理平臺，助力企業(yè)OA\ERP\財務(wù)\HR等應(yīng)用系統(tǒng)的功能升級,。 05 病毒查殺 具備防病掃描功能,，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔或用戶上傳的文件進行安全掃描,，并返回掃描結(jié)果。 06 檔案數(shù)據(jù)存儲物理隔離,，確保檔案數(shù)據(jù)安全 07 基于檔案保管生命周期分級存儲管理 08 自帶歸檔備份機制,，保護數(shù)據(jù)存儲安全 基于歸檔備份策略,，可自動化的對文件數(shù)據(jù)進行安全歸檔備份,，無需第三方備份軟件即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔備份 09 檔案數(shù)據(jù)存儲防篡改 支持WORM特性的各類存儲介質(zhì)接入，如磁帶機(庫),，光盤庫等存儲設(shè)備。支持對重要檔案數(shù)據(jù)進行離線備份/歸檔固化保存,，確保檔案數(shù)據(jù)安全,，防篡改。提高系統(tǒng)的高可用性和災(zāi)難可恢復(fù)性,。 10 內(nèi)容快速檢索 保持了 Elasticsearch 本身的兼容與開放,，能夠為客戶提供穩(wěn)定、彈性可擴展的搜索服務(wù),，幫助客戶聚焦業(yè)務(wù)本身,。 11 內(nèi)容精準(zhǔn)識別 提供綜合性的圖像理解、識別等服務(wù),，可與用戶業(yè)務(wù)應(yīng)用無縫集成,，快速搭建安全可靠、高可用的圖像分類和文字識別平臺,。 12 檔案數(shù)據(jù)“四效性”,，提供全方位的安全保障 13 檔案數(shù)據(jù)分類分級安全管控,，數(shù)據(jù)預(yù)覽脫敏處理 自動對內(nèi)容進行識別和合規(guī)檢查，并根據(jù)安全策略自動對數(shù)據(jù)進行安全定級,，并依據(jù)安全級別進行安全管控,；根據(jù)文件級別，進行檔案數(shù)據(jù)安全合規(guī)脫敏處理,，檔案內(nèi)容查看“千人千面”,。
系統(tǒng)功能介紹
01 檔案中心—首頁 檔案首頁集中展示了用戶最常用的功能和最需要了解的信息，方便用戶了解系統(tǒng)整體情況,，更快捷的利用和管理檔案,，為企業(yè)內(nèi)部員工提供一站式檔案信息服務(wù)平臺 02 檔案中心—檔案接收 ● 根據(jù)每個全宗、每種檔案類型（文書類,、科技類,、財務(wù)類）管理的具體情況，支持自定義元數(shù)據(jù)管理模式,。 ● 直接和上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行無縫銜接,，采集上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)及附件，全程跟蹤,。 03 檔案中心—檔案整理 檔案采集分為在線編目/著錄,、批量導(dǎo)入、API數(shù)據(jù)接口三種歸檔方式,，所有歸檔數(shù)據(jù)都會進入檔案整理庫中,，統(tǒng)一進行整編管理。 04 檔案中心—檔案利用 對于歸檔庫的檔案,，用戶可以對其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案進行借閱利用申請,，申請通過之后用戶可以在我的借閱中閱讀或下載檔案文件；檔案管理員可以對已借閱的檔案的利用過程管理,。 05 檔案中心—檔案移交 ● 列明應(yīng)當(dāng)移交的案卷明細(xì),、移交人、移交日期,、審批人,、監(jiān)交人、移交原因等內(nèi)容,。 ● 內(nèi)部檔案部門接收檔案,，審閱相關(guān)信息，一鍵接收,。 06 檔案中心—檔案歸檔 對于歸檔庫中的檔案,，管理員可以完成日常的管理工作，包括案卷歸檔操作（歸檔/取消歸檔）,、拆卷(駁回重新立卷),、打印封面目錄,、記錄歸檔操作（確認(rèn)歸檔成功、取消歸檔成功,、打印封面,、拆卷等）。 07 檔案中心—檔案檢索 ● 用戶可采用多種方式對本單位及系統(tǒng)內(nèi)其他單位的檔案條目進行檢索,，并在其權(quán)限范圍內(nèi)對檔案進行利用,，超出權(quán)限范圍的利用需求可通過提交賦權(quán)申請經(jīng)審批通過再加以利用。 ● 檔案系統(tǒng)中全文檢索是類似于 Google,、Baidu 的檢索方式,，輸入關(guān)鍵字或詞，系統(tǒng)在所選的范圍（全宗,、檔案門類等）內(nèi)進行對條目指定字段值的關(guān)鍵詞的匹配,，輸入的關(guān)鍵字可以為檔案類型、全宗號,、目錄號,、保存年限、歸檔日期,、標(biāo)題中包含的某些關(guān)鍵字等等,，系統(tǒng)會查詢出符合的檔案數(shù)據(jù)。 ● 系統(tǒng)中還提供了遞進檢索的功能,，用于對檢索結(jié)果的再次過濾,。
連用科技致力于為企事業(yè)單位提供專業(yè)的全融合內(nèi)容管理服務(wù)，此次CAM檔案中心解決方案的發(fā)布,，為企事業(yè)單位提升數(shù)字檔案管理的真實性,、完整性、可用性和安全性提供了優(yōu)質(zhì)保障,；同時推動企事業(yè)單位的檔案信息傳輸,、共享效率，為企事業(yè)單位檔案管理全面數(shù)字化進程提供一份助力,！
