隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和數(shù)字化技術(shù)的不斷提升,，以及“十四五規(guī)劃”對企業(yè)信息化的要求和《中國制造2025》把質(zhì)量體系管理上升至國家戰(zhàn)略高度,，文控管理在企業(yè)數(shù)字化和質(zhì)量管理中扮演著越來越重要的角色。因此通過制定安全合規(guī)的文件管理制度和流程,，將量大且種類不同的文件進行分類,、歸檔、查詢,、處理和審批等已經(jīng)變成企業(yè)管理中的一項關(guān)鍵工作,。通過數(shù)字化文控管理，企業(yè)可以實現(xiàn)對文檔的高效管理和準(zhǔn)確處理,，確保信息的快速傳遞和安全共享,，并為企業(yè)質(zhì)量體系管理提供支持和保障，從而降低企業(yè)的管理成本,，提高企業(yè)的效率和競爭力,。
企業(yè)文控管理面臨的挑戰(zhàn)
企業(yè)文控管理在數(shù)字化時代面臨著各種挑戰(zhàn)，主要包括以下幾個方面：
■ ISO體系規(guī)范與執(zhí)行難
■ 文件管理效率低,，成本高
■ 文件安全性,、合規(guī)性和質(zhì)量難以保證，缺乏審批管控流程
■ 文件數(shù)量多、版本多,，管理混亂,，查找困難
■ 文檔管理數(shù)字化水平低且缺乏自動化存檔管理機制
■ 企業(yè)內(nèi)外部協(xié)同困難，文件傳遞流程沒有監(jiān)控手段
綜上所述,，企業(yè)文控管理在數(shù)字化時代面臨著多重挑戰(zhàn),，對企業(yè)的信息化要求也越來越高，因此,，采納一個符合企業(yè)實情的文控管理解決方案對企業(yè)尤為重要,，基于此，連用科技推出ISO體系文控管理解決方案,，助力企業(yè)加強文控管理的專業(yè)能力，確保文檔管理的標(biāo)準(zhǔn),、安全和規(guī)范,，保障企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。
ISO體系文控管理解決方案
連用 ISO體系文控管理解決方案遵循ISO國際質(zhì)量管理體系的文檔標(biāo)準(zhǔn),，采用國際前沿信息網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),，并基于連用FC平臺建立一套完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈目毓芾硐到y(tǒng)，落實質(zhì)量管理理念,，通過對質(zhì)量體系文件從文件創(chuàng)建→審批→發(fā)布→回收→調(diào)閱→更新-廢止→培訓(xùn)的全生命周期在線管理,，確保版本的有效性和文檔操作的可追溯性，同時方便檢索,，減少錯誤,。結(jié)合文件在新增、修訂環(huán)節(jié)中文件版本,、文件權(quán)限及文件狀態(tài)的三態(tài)變化,，從而提升企業(yè)質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性，實現(xiàn)對文件及記錄的授權(quán)管理,、快速檢索和無紙化存儲,。幫助企事業(yè)單位節(jié)省管理成本，提高管理效率,，實現(xiàn)質(zhì)量文件管理體系的規(guī)范化建設(shè),。
架構(gòu)圖
核心功能
1 文件發(fā)布
支持成套發(fā)布（主文件、記錄文件,、關(guān)聯(lián)文件）,，支持加簽功能，更有協(xié)同編輯,、智能審查,、條款自動組合等實用功能，簡潔多樣的模板庫,，快捷,、規(guī)范,、靈活、一鍵引用,。
2 文件審批
支持會簽,、或簽、發(fā)起人自選,、上級領(lǐng)導(dǎo)審批等多種審批方式,；可與OA系統(tǒng)對接，審批流程拋轉(zhuǎn)至OA系統(tǒng)執(zhí)行,，OA審批流程各節(jié)點的信息同步在文件管理系統(tǒng)顯示,，審批完成后信息自動傳輸給文件系統(tǒng)，避免操作多系統(tǒng),。使文件審批靈活,、簡潔、高效,。
3 文件蓋章
具備文件狀態(tài)標(biāo)識功能,，文件一旦生效后根據(jù)屬性自動加蓋對應(yīng)印章(如：生效、受控,、參考,、外來文件、作廢章等),。支持自定義格式,、位置可調(diào)、自動生成文件的發(fā)行/廢止時間,、文件指定位置自動生成二維碼（文件名稱,、編號、版本等信息）等,。
4 文件分發(fā)
對用戶進行分類,，設(shè)定用戶權(quán)限，并建立可信安全的公司內(nèi)部與外部共享通道,，以人員密級+文件密級,，避免不同密級文件的越級使用，降低分發(fā)風(fēng)險,，提高簽收效率,。
5 文件培訓(xùn)
● 每份文件定義對應(yīng)的培訓(xùn)責(zé)任部門，未培訓(xùn)的文件系統(tǒng)自動顯示在對應(yīng)培訓(xùn)責(zé)任部門及DCC/體系人員的待培訓(xùn)任務(wù)欄中,，并顯示狀態(tài)為“待培訓(xùn)”,；
● 已簽收的文件由培訓(xùn)責(zé)任部門上傳培訓(xùn)記錄，并發(fā)起培訓(xùn)確認(rèn)流程，DCC確認(rèn)培訓(xùn)記錄完整后點擊自動移除“待培訓(xùn)”并歸檔 ,。
6 文件借閱&使用
● 借閱權(quán)限控制精細(xì)化,，支持模糊查找與精確查找；
● 支持動態(tài)的預(yù)覽水印,、下載水印,，支持只讀預(yù)覽，預(yù)覽時不允許復(fù)制,，支持脫敏預(yù)覽,，千人千面。
7 文件廢止
手動+自動規(guī)則,，及時回收舊版文件,。由各部門設(shè)置回收規(guī)則，滿足條件自動回收舊版本文件,，解決文件回收不及時/文件回收失敗導(dǎo)致舊版文件非預(yù)期使用的風(fēng)險,。
8 執(zhí)行記錄
自動匯集來自MES、OA,、ERP、PLM等系統(tǒng)的四階記錄,、表單等文件和表單快照,，周期性生成報表，還可設(shè)置存儲年限,，支持詳細(xì)日志審計,，保證用戶行為可追溯，符合安規(guī),。
文控中心價值
通過對體系文檔全生命周期的管理,，實現(xiàn)體系文檔的數(shù)字化、流程化,、規(guī)范化,、安全管控，提升質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性,。
■ 能夠符合質(zhì)量體系文件的管理要求,，實現(xiàn)質(zhì)量管理體系要求的安全落地。
■ 保證所有體系文件,、質(zhì)量信息管理的規(guī)范性,、有效性和完整性，有效避免傳統(tǒng)管理模式下的各種弊端和風(fēng)險隱患,。
■ 幫助企業(yè)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),、明細(xì)管理職責(zé)、產(chǎn)品信息追溯，持續(xù)改進質(zhì)量管理的水平,。
■ 建立統(tǒng)一存儲的跨時間跨地域的文件管理平臺,，方便快捷地對文件進行查閱、共享,、預(yù)覽,、搜索、統(tǒng)計,、回顧,、分析等操作。
■ 解決文件量大時,，處理周期長,、效率低，不能及時發(fā)放/回收的問題,，提升企業(yè)文控工作效率,，降低管理成本。
■ 文件授權(quán)合理規(guī)范,，文件下載,、打印、調(diào)閱可追溯,，保障核心文件的安全可控,，降低企業(yè)運營風(fēng)險。
■ 文件使用全程管控,，在保障安全合規(guī)的情況下實現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同操作,，提高企業(yè)運營管理水平。
面對企事業(yè)單位對文控管理的高要求,，連用科技的ISO體系文控管理解決方案也將不斷創(chuàng)新和完善,，為企事業(yè)單位帶來國產(chǎn)化的符合組織現(xiàn)狀，更全面,、更高效,、更先進、更安全可靠的文控管理體驗,，讓企業(yè)管理更規(guī)范,、質(zhì)量體系更完善。從而提高企業(yè)管理效率和實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化升級,。
